会議

【例文あり】会議の後は議事録をすぐメールする!行動を加速させるテクニック

パソコンとキーボードを打つ手

会社の会議で一生懸命決めたにも関わらず「誰も次のアクションを起こしていない!」という経験がありませんか?

さらに、数日して会議すると「あれっ?前回も同じ様な話していなかったっけ?」なんてことありませんか??

パピックス
パピックス

私は結構あります!
そして、私もアクション起こしていない!

パピコ
パピコ

言っちゃった!

少しずつでも変えていこうと思い、自分主催の会議に関しては、会議の後に議事録をメールするようにしました。

パピックス
パピックス

メールに議事録を文章で書きます。
ホワイトボードの写真ではありません。

すると、会議の参加者が行動してくれるようになったんです!

100%行動してくれる訳ではないですが、確実によくなりました。

参考にしたのは、この本「世界で一番やさしい会議の教科書」です。

この記事では、会議の後に会議の参加者に行動してもらうための議事録メールの内容と、文例、テンプレートの活用方法を紹介します。

会議の後すぐ行動するのが効率的

太陽を指さしている

会議が終わると、ほっとして次の仕事のことを考えてしまいがちです。

会議で決めたこと(アクション)とは別のことを先にしてしまうと、そのままさっきの会議のことを思い出すことがない、なんてことになります。

では、どうしたらよいのか?

会議の後、すぐ行動すればよいです。
会議の直後であれば、思い出す必要がなく行動できるので、一番効率的です。

ただ、一つ問題があります。
自分の行動は努力で何とかしても、他の会議参加者を行動させることはとても難しいです。

そこで、いい方法があります。

会議参加者に行動を促す「議事録メール」を送るのです。
強制力はありませんが、会議の後で気を抜いた後、すぐに議事録メールが届くと、「そうだ!やらなきゃ」という感じで動いてくれるんです。

会議の後は議事録をすぐメール

操り人形

会議参加者の行動を加速させる「議事録メール」のテクニックと、文例を紹介していきます。

会議参加者の行動を加速させる「議事録メール」のテクニック

議事録メールには、次の項目をしっかりと書いておきましょう。

  • 決まったこと
  • やるべきこと
    ●誰が
    ■何を
    →いつまでに

会議中に議事録をしっかり記録しておけば、議事録メールは時間をかけずに作成できます。
OneNoteなどのデジタルノートを使用していれば、コピペで議事録メールが書けるのでさらに効率的です。

会議の議事録についてはこちらの記事で紹介しています。

ペンで書こうとしている外国人女性
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行動を加速させるメールの文例

最近は、ホワイトボードの議事録を写真に撮ってメールで転送!という方法が、時間術の本などで紹介されています。
たしかに、早いですよね。

それなりに仕事ができるメンバーであれば、効率的だと思います。

私の周りでは、議事録が添付されたメールが届くと、一度は添付ファイルを見るものの、数分後には忘れているという人がほとんどです。
(見ない人もいます)

そんな時は一手間かけて、メールの文章として議事録を送ります。

一緒じゃないかって?
違うんですよ。

文章の例はこんな感じです。

各位

お疲れ様です。
パピックスです。

本日決まったことをお送りします。
各自ご対応よろしくお願いいたします。

[決まったこと]
1.
2.
3.

[やるべきこと]
●誰
■内容
→期日

内容に不備がございましたらご指摘下さい。
以上、よろしくお願いいたします。

[やるべきこと]のところに自分の名前があると、自分のやることがはっきりわかるので、動いてくれるようになるんです。

実際にやってみたらわかります。
これで人が行動するんです。

是非一度試して下さいね。

会議の後すぐ議事録を送るためのテクニック

スピードメーター

会議後に議事録メールを送るのはやはり手間に感じますよね。
立て続けに会議があった時など、メールしている時間がありません。

ここでは議事録メールを効率良く送るテクニックを紹介します。

Outlookの「クイック操作」へテンプレートを登録する

Outlookを使っている人であれば、会議のあとの議事録メール用にテンプレートを登録しておくと、議事録メールを打つ作業がとても楽になります。

Outlookなら「クイック操作」でテンプレート登録できます。

クイック操作に、既に紹介した文例を登録しておくと議事録メールの作成がとても早くなります。
クイック操作をご存じない方は一度使ってみて下さい。

クイック操作については下記の記事が参考になります。

クイック操作で、メールの処理効率を上げる

他のメーラーを使用している人も、テンプレート機能があれば登録しておくことをおすすめします。

まとめ

この記事では、会議の後に会議の参加者に行動してもらうための議事録メールの内容と、文例、テンプレートの活用方法などを紹介しました。

議事録メールは一見手間に思えますが、人が動いてくれるので有効です。
だまされたと思って一度お試し下さい。

議事録メールを送る前提で会議中に議事録を記録しておくとより効率的です。
こちらの記事で議事録テンプレートを紹介しています。

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会議の効率が上がったら、時間を自分の成長のために使いましょう!

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