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会議を効率化したいならこの本がおすすめ!「世界で一番やさしい会議の教科書」(榊巻亮)

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テーブルで仕事する人達

あなたの会社でムダな会議って多くないですか?
私の会社では多いです。

今回紹介する本は「世界で一番やさしい会議の教科書」(榊巻亮)です。
日頃、「会議ってムダだなぁ~」、「なんとかならないかなぁ~」と思っている方なら、この本を読み、そして書いてあったことを実践してみてください。
そうすれば間違いなく会議のムダな時間が削減できます。

「うちの会議にムダなんかないよ」という方は読む必要ありません。
この本は、ファシリテーションの技術をお持ちの方ではなく、どちらかというと「会議を効率化したいけど方法がわからない」というかた向けです。

私は会議の進行も参加も苦手なのでこの本はとても勉強になりました。

こんな人に読んでもらいたい
  • 会議の進行がうまくいかず時間内に結論がだせない人
  • 会議は呼ばれたら参加するだけで、なんとなく過ごしている人
  • 会議をさっさときっちり終わらせて残業ゼロにしたい人

なぜ「世界で一番やさしい会議の教科書」を読んだのか

なぜこの本を読んだかというと、会議の時間を減らしたいからです。

最近の私の状況は、半分以上の時間を会議に取られています。
会議の資料作りを含めると7割程度です。
「なんとかならんのか!」といつも自問自答しています。

会議の最初がこんな会話で始まることがあります。

「今日は何を話すんだっけ?」

この時点で「この会議はムダだ!」とわかりますよね。
時間がないからこうなりがちなのはわかるのですが、結局時間をムダにしてしまう悪循環でしかありません。

ですが具体的な解決策は全くありませんでした。

そこでAmazonで会議の本を探したところ、この「世界で一番やさしい会議の教科書」を見つけた次第です。

「世界で一番やさしい会議の教科書」の内容

始まりが次の文です。

「三万時間」
…あなたが一生涯で会議に費やす時間だ。

数字で出すと思っていたより多くないでしょうか?
三万時間あれば人生変えるくらいの何かができそうです。

そこまで意識したことがなかったので、自分に当てはめて今から20年間の会議時間を計算してみました。

一日の会議時間:4時間
一年の稼働日数:200日

一年の会議時間

4時間 × 200日 = 800時間

20年の会議時間

800時間 × 20年 = 16000時間

会議になんとなく参加していたり、寝ていたりすると16000時間もの時間を無駄にしてしまうことになります。(私は寝ていませんよ)

もし、会議時間を半分にすることができれば8000時間を生み出すことができるということです。

この本では会議をうまく進める方法を物語形式で簡単に学べます。
大きな構成としては次の通りです。

  • 確認するファシリテーション
  • 書くファシリテーション
  • 隠れないファシリテーション
  • Prepするファシリテーション

ファシリテーションとは何でしょう?
日本ファシリテーション協会のサイトに次の説明がありました。

人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働き

引用:ファシリテーションとは?

そして、ファシリテーターとはファシリテーションを担当する人のことです。
簡単に言うと会議を促進してくれる人です。

この本では初心者が行いやすいファシリテーションの方法を物語形式で簡単に学ぶことができます。

確認するファシリテーション

「確認するファシリテーション」には、会議初心者が最も始めやすいテクニックが書いてあります。

私には一番役立つ内容が書かれていました。

控えめな立場でもできる、確認するファシリテーションはとても役に立ちます。

書くファシリテーション

書くファシリテーションではスクライブについて書かれています。
スクライブとは会議の内容をそのまま書くということらしいです。

ポイントは次の様に書き分けることです。

書くときには、”意見”、”論点”、”決定事項”を意識して書き分ける

これでスクライブがしやすくなるそうです。
具体的なやり方は本を読んでいただくとわかりやすく記載されています。

私も実際にやってみました。
これはホントに難しかったです。何度やってもうまくいきません。
ゆっくりと考える時間があればなんとかなるのですが、議論しながら書くなんてとてもできませんでした。

スクライブのスピードをあげるコツとして次の事が紹介されていました。

  • 記号ではしょる
  • カタカナで漢字をはしょる
  • 略字で漢字をはしょる
  • アルファベットで横文字をはしょる
  • キーワードだけ拾って、冗長な言い回しや語尾をはしょる

これも試しましたがやっぱりうまくできませんでした。
ほんとに散々でした・・・。

しかしこんな記載がありました。

書きづらいのはスクライブの技術不足が原因じゃなくて、単に議論がぐちゃぐちゃしているからだ

ということは自分のスクライブの技術と会議参加者の議論の技術、どちらか一方だけの努力では結果はでないということです。

また、この本の中ではA3用紙にスクライブする例もありました。
ホワイトボードだとハードルが高いからです。

私も練習したかったので、いつも使っているA5ノートにスクライブしてみました。
やっぱりうまくいきませんでした。(T-T)

隠れてスクライブしようとすると、議論の内容が聞けないし、議論の内容を聞いていると書くのを忘れてしまいます。
この辺りは単純に私が不器用なのかもしれません。

隠れないファシリテーション

この章では、隠れないで堂々とファシリテーションを行うためのポイントが書いてあります。

Prepするファシリテーション

PrepとはPreparationの略で”準備すること”という意味です。
会議の事前準備として考えておくのは次の8つです。

  • 終了条件(どうなったら会議終了と言えるのか?)
  • 参加者(終了条件を満たすために必要な参加者は誰か?)
  • 参加者の状態(参加者は何を知っていて何を知らないか?)
  • 参加者が抱く疑問・不満(何を疑問に思うか、何を不満に思うか)
  • 議題(終了条件に向けて何を議論するのか)
  • 議論の進め方(具体的に)
  • 必要なもの
  • 時間配分

一見手間な様ですが、これで無駄な時間が大幅に減るということです。
本の中には会議Prepシートが紹介されていましたので参考にするのが良いと思います。

「世界で一番やさしい会議の教科書」を読んで実践したこと

この本を読んで自分ができていないことがたくさんわかりました。
私が実際に実践したことを紹介します。

会議の議事録テンプレートを作成した

会議の結論がまとまる、議事録テンプレートを作成しました。

議事録テンプレートを用意しておくと、話がそれても軌道修正しやすいのでとても役に立ちます。

次の行動にもつなげやすいのでとてもおすすめです。

会議の後は確認メールを送る

会議の後は確認メールを送るようにしました。
テンプレートも用意したので短時間でメールできるようになりました。
そのおかげで負担はほとんどありません。

ばっちり、効果もあります。

「世界で一番やさしい会議の教科書」に書いてあることを実践した結果

会議の無駄が大きくなくなりました。
特に効果があったのはこれらです。

  • 会議の終了条件を書く
  • 決まったことを書く
  • やるべき事を書く

やってみてわかったのは、これまで自分の頭で終了条件を意識せずに議論していることが多いということです。
ノートやホワイトボードに終了条件を書いておくだけでかなり意識が変わりました。

一方でスクライブはまだうまくできません。
できる日がくるのだろうか・・・。
うまくやれる日が来たら記事にしたいと思います。

「世界で一番やさしい会議の教科書」の感想

この本は読んで正解でした。

すぐやってみようと思えることが多いからです。
最初から完璧にはできませんが続けることが何よりも力になります。

ビジネスマンなら一度は読んでおきたいおすすめの本です。

「世界で一番やさしい会議の教科書」まとめ

この記事では、「世界で一番やさしい会議の教科書」(榊巻亮)を紹介しました。

「世界で一番やさしい会議の教科書」は会議が苦手なビジネスマンにおすすめの本です。

新人でも実践できる、確認するファシリテーションはとても役に立ちます。

「世界で一番やさしい会議の教科書」のまとめ

  • 会議に不満のある人は読んでみる価値あり
  • 書いてあることを実践すれば必ず効率アップする

自分の会社の会議に疑問を感じている方は、是非読んでみて下さいね。

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3姉妹の父。会社員ブロガーです。
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