会社の会議で一生懸命決めたにも関わらず「誰も次のアクションを起こしていない！」という経験がありませんか？
さらに、数日して会議すると「あれっ？前回も同じ様な話していなかったっけ？」なんてことありませんか？？
パピックス
私は結構あります！
そして、私もアクション起こしていない！
言っちゃった！
パピコ
少しずつでも変えていこうと思い、自分主催の会議に関しては、会議の後に議事録をメールするようにしました。
パピックス
メールに議事録を文章で書きます。
ホワイトボードの写真ではありません。
すると、会議の参加者が行動してくれるようになったんです！
100%行動してくれる訳ではないですが、確実によくなりました。
参考にしたのは、この本「世界で一番やさしい会議の教科書」です。
この記事では、会議の後に会議の参加者に行動してもらうための議事録メールの内容と、例文、テンプレートの活用方法を紹介します。
タップできるもくじ
会議の後すぐ行動するのが効率的
会議が終わると、ほっとして次の仕事のことを考えてしまいがちです。
会議で決めたこと（アクション）とは別のことを先にしてしまうと、そのままさっきの会議のことを思い出すことがない、なんてことになります。
では、どうしたらよいのか？
会議の後、すぐ行動すればよいです。
会議の直後であれば、思い出す必要がなく行動できるので、一番効率的です。
ただ、一つ問題があります。
自分の行動は努力で何とかしても、他の会議参加者を行動させることはとても難しいです。
そこで、いい方法があります。
会議参加者に行動を促す「議事録メール」を送るのです。
強制力はありませんが、会議の後で気を抜いた後、すぐに議事録メールが届くと、「そうだ！やらなきゃ」という感じで動いてくれるんです。
会議の後は議事録をすぐメール
会議参加者の行動を加速させる「議事録メール」のテクニックと、例文を紹介していきます。
会議参加者の行動を加速させる「議事録メール」のテクニック
議事録メールには、次の項目をしっかりと書いておきましょう。
- 決まったこと
- やるべきこと
- ●誰が
- ■何を
- →いつまでに
会議中に議事録をしっかり記録しておけば、議事録メールは時間をかけずに作成できます。
OneNoteなどのデジタルノートを使用していれば、コピペで議事録メールが書けるのでさらに効率的です。
会議の議事録についてはこちらの記事で紹介しています。
行動を加速させるメールの例文
最近は、ホワイトボードの議事録を写真に撮ってメールで転送！という方法が、時間術の本などで紹介されています。
たしかに、早いですよね。
それなりに仕事ができるメンバーであれば、効率的だと思います。
私の周りでは、議事録が添付されたメールが届くと、一度は添付ファイルを見るものの、数分後には忘れているという人がほとんどです。（見ない人もいます）
そんな時は一手間かけて、メールの文章として議事録を送ります。
一緒じゃないかって？
違うんですよ。
文章の例はこんな感じです。
各位
お疲れ様です。
パピックスです。
本日決まったことをお送りします。
各自ご対応よろしくお願いいたします。
［決まったこと］
1.
2.
3.
［やるべきこと］
●誰
■内容
→期日
内容に不備がございましたらご指摘下さい。
以上、よろしくお願いいたします。
［やるべきこと］のところに自分の名前があると、自分のやることがはっきりわかるので、動いてくれるようになるんです。
実際にやってみたらわかります。
これで人が行動するんです。
是非一度試して下さいね。
会議の後すぐ議事録を送るためのテクニック
会議後に議事録メールを送るのはやはり手間に感じますよね。
立て続けに会議があった時など、メールしている時間がありません。
ここでは議事録メールを効率良く送るテクニックを紹介します。
Outlookの「クイック操作」へテンプレートを登録する
Outlookを使っている人であれば、会議のあとの議事録メール用にテンプレートを登録しておくと、議事録メールを打つ作業がとても楽になります。
Outlookなら「クイック操作」でテンプレート登録できます。
クイック操作に、既に紹介した例文を登録しておくと議事録メールの作成がとても早くなります。
クイック操作をご存じない方は一度使ってみて下さい。
他のメーラーを使用している人も、テンプレート機能があれば登録しておくことをおすすめします。
まとめ
この記事では、会議の後に会議の参加者に行動してもらうための議事録メールの内容と、例文、テンプレートの活用方法などを紹介しました。
議事録メールは一見手間に思えますが、人が動いてくれるので有効です。
だまされたと思って一度お試し下さい。
議事録メールを送る前提で会議中に議事録を記録しておくとより効率的です。
こちらの記事で議事録テンプレートを紹介しています。
会議の効率が上がったら、時間を自分の成長のために使いましょう！
「世界で一番やさしい会議の教科書」についてもっと知りたい方はこちらをどうぞ。
