会議の結論をまとめたいけれど、まとめ方がわからなくて困ったことはありませんか？
そんなときに「会議の議事録テンプレート」があると、まとめるのがグッと楽になります。
この記事では、会議の結論をシンプルにまとめる会議の議事録テンプレートを紹介します。
議事録テンプレートの全体像は下の画像です。
参考にしたのは、この本「世界で一番やさしい会議の教科書」です。
この本の内容を私の仕事に当てはめ、「会議の議事録テンプレート」を作成しました。
私は会議の度に、この「会議の議事録テンプレート」をノートに書いて活用しています。
この記事では、自分のノートに書くことを前提としていますが、ホワイトボードなどを使用する場合でも使える「会議の議事録テンプレート」です。
ホワイトボードの場合、議論の内容を書き出す場所も必要ですが、少し応用して使ってみて下さい。
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会議の議事録が書けないのは、あなたのせいとは限らない
私は会議の議事録を書いたり、結論をまとめることがとても苦手です。
原因は、自分の「考える力」が不足しているから。
ずっとそう思っていました。
でもそれだけが原因ではありませんでした。
では他の原因は何かというと
会議の参加者は議題を忘れて議論していることが多いので結論をまとめようがない
ということです。
全ての会議がそうではないでしょうが、「たしかに」と思える会議も多いのではないでしょうか。
少なくとも私の参加する会議には多いです。
議題からそれているなら結論がなくて当然ですよね。
では結局、どうすれば良いのでしょうか？
参加者が同じ方法を見て議論する必要があります。
この記事で紹介する「会議の議事録テンプレート」は議事録と呼んでいますが、会議の前に準備しておけばスムーズな進行をサポートしてくれるものになります。
会議の結論をシンプルにまとめる議事録テンプレート
私の「会議の議事録テンプレート」の各項目について、一つずつ説明していきます。
ページ番号
ノートを使い始めるときには、全てのページにページ番号を書いておきます。
手帳を使用している場合は、会議の予定の横にノートのページ番号を書いておくと、後で議事録を探すのが楽になります。
後で読み返すことが前提なので、検索性を上げておくことはとても重要です。
会議のタイトル
会議が始まる前、または会議の最初に、会議のタイトルを書きます。
後で読み返す時に内容がわかるようなタイトルにします。
ノートに書くときは、2ページを1セットとして、どのページも同じ位置にタイトルを書くのがおすすめです。
後で探す時に、ペラペラとページをめくりながら同じ位置を見ていればいいので探しやすいです。
タイトルの横には日付を書いておきます。
会議の終了条件
会議が始まったら、最初に会議の終了条件を確認します。
会議の終了条件とは、どうなれば会議終了なのかということです。
自分だけでなく、会議の参加者全員で、会議の終了条件について意識あわせしておけば、会議がスムーズに進みます。
会議の終了条件が複数あれば全て書いておきます。
議題と割り当て時間
会議の終了条件の意識あわせが終わったら、次は議題を書きます。
議題は、会議の開始から終了までのストーリーになります。
議題を決めたら、各議題の割り当て時間を書きます。
時間を書いておくことで、時間を意識し、ムダのない議論ができます。
席次レイアウト
席次レイアウトは、会議の場面を思い出すときに役立ちます。
参加者の名前だけを残すより、座った位置に名前を書いておく方がその時の場面がパッと出てきます。
席次レイアウトの詳細は下の図です。
1. 場所、開始・終了時刻を書く
席次レイアウトの横に、場所、開始・終了時刻を書きます。
101会議室
13:00～14:00
といった感じです。
2. 会議室の入り口を書く
会議室の入り口の位置も書いておくと、場面がより思い出しやすいです。
3. 座った場所に名前を書く
会議の参加者が座った場所に名前を書きます。
4. 初めて会った人には印をつける
初めて会った人には印をつけておけば、さらに場面が思い出しやすくなります。
私は☆印にしています。
きまったこと
会議の中で決まったことを書きます。
例えば、取り組み方針などです。
複数あれば全て箇条書きにしていきます。
やるべきこと（誰が・何を・いつまでに）
やるべきことには次のアクションを書きます。
必ず、誰が・何を・いつまでに を書きます。
●誰が
■何を
→いつまでに
複数人のアクションがある場合は、その人達全てのやるべきことを書きます。
会議の事前準備
会議の前にできることは、先にやっておきましょう。
会議の前にできることは
- 「会議の議事録テンプレート」を書く
- 終了条件と議題を書く
です。
会議の終了条件と議題は一旦先に書いておけば、会議の途中でゴールを見失いにくくなります。
もし会議の中で終了条件や議題を変更することになっても、さほど問題ではありません。
その他の項目も、自分なりの結論を先に考えて書いておくと、会議をスムーズに進めることができます。
私は、紙のノート、またはOneNoteを使って「会議の議事録テンプレート」を書いているので、その2つの事前準備を紹介します。
ノートに「会議の議事録テンプレート」を書く
会議の内容に左右されない必要な項目を、会議前にノートに書いています。
下の写真が実物です。
会議の度に書くのは面倒ですよね。
そんな人は、次に紹介するOneNoteを使うのがおすすめです。
私も面倒だと思う時がありますが、書くことで頭が整理されるので、ノートに書くことも多いです。
OneNoteに「会議の議事録テンプレート」を登録しておく
最近、MicrosoftのOneNoteを使用するようになりました。
ここ数年のバージョンアップでかなり使いやすさが向上しています。
パソコンを持っている場合は、OneNoteがおすすめです。
OneNoteには、テンプレートを登録する機能があります。
私は、ノートに書くときと同様の項目をテンプレート登録しています。
登録しておけば、いつでもすぐに呼び出せます。
私のテンプレートはこんな感じです。
| 場所 | ○○○○○○○○ |
| 時刻 | xx:xx～xx:xx |
| 参加者 | △△△△、△△△△ |
終了条件
1.
議題
やること（誰が、何を、いつまでに）
●
■
→
次回日時
「会議の事前準備」まとめ
ノートとOneNoteだとどちらを使うか迷うのでは？と思うかもしれませんね。
そうなんです。迷うんです。
だから迷わないように、どちらも使える状況であればOneNoteを使うと決めています。
OneNoteのメリットは、書くスペースを気にしなくて良いという点です。
ノートだと、「決まったこと、やるべきことが増えていって書くスペースがなくなった！」ということが避けられません。
その点、OneNoteなら安心です。
私の仕事では、パソコンを持っている場合と、持っていない場合があるので、どちらの状況でも記録できるように準備しています。
可能であれば、ノートかOneNoteのどちらかに統一することをおすすめします。
会議の議事録テンプレート まとめ
この記事では、会議の結論をシンプルにまとめる「会議の議事録テンプレート」を紹介しました。
会議前に「会議の議事録テンプレート」を用意しておくことで、会議をスムーズに進めることができます。
あなたも、自分の仕事にあった「会議の議事録テンプレート」を作成し、効率を上げて下さい。
会議の後は、会議参加者の行動を加速させる議事録メールがおすすめです。
「世界で一番やさしい会議の教科書」についてもっと知りたい方はこちらをどうぞ。
