会議

会議に慣れてきたら、隠れないファシリテーションに挑戦しよう!

ノートとペンを手に持ってメモをする外国人女性

この記事では、「世界で一番やさしい会議の教科書」の第4章「隠れないファシリテーションを始める」で紹介されている6つのポイントをまとめています。

「世界で一番やさしい会議の教科書」は、会議が苦手な人でも会議の中で活用できるテクニックが紹介されています。
ストーリー形式の内容で、とても読みやすい本ですよ。

隠れないで堂々とファシリテーションを行うためのポイントは次の6つです。

  1. 事前に終了状態と、プロセスを設計する
  2. 発散-収束のプロセスを踏む
  3. 集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
  4. 課題解決の5階層を意識する
  5. 話していない人に振る
  6. 質問、意見、懸念が明らかになるよう言いきらせる

会議で隠れないファシリテーションに挑戦!

会議で隠れないファシリテーションに挑戦するための6つのポイントを説明していきます。

ポイント1 事前に終了状態と、プロセスを設計する

隠れないでファシリテーションを行うためのポイント1です。

スムーズに議論するためのプロセスを事前に考えておきます
ただし、その考えを押しつけないこと

理由は、進め方を一から議論していると時間がかかるからです。

例えば、全員集まってから議題をあげて時間配分を決めて・・・という流れだとどうしても時間がかかってしまいます。

だからプロセスを事前に考えておき、会議の場では共有、修正して議論に入るのが良いということです。

ポイント2 発散-収束のプロセスを踏む

隠れないでファシリテーションを行うためのポイント2です。

1つの論点について、考えていることを全部だしてから次の議論に行く、ということです。

そうしておかないと、こんな状態になります。

悪かった点を出し切らないうちに試作の議論に入ると、重要じゃない議論に時間を使ってしまったり、論点が行ったり来たりして、とっ散らかった議論になる

この発散と収束の手法はバージェンスモデルと呼ばれているそうです。

私の会社でもそうですが、1つ課題が挙がると「なぜ?」、「こうしたら?」、「考え方がおかしいんじゃない?」など議論が始まってしまいます。
あなたの会社でもありませんか?

あがった課題から議論を始めてしまうと時間がいくらあってもたりなくなります。
だから課題を全て出し切って、優先順位の高いものから議論するのが一番効率的なわけです

ポイント3 集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける

隠れないでファシリテーションを行うためのポイント3です。

事前に準備できることは準備しておきましょう、ということです。
集まってやる必要があることだけを会議でやるのが一番効率的です。

集まってやるべきことと、事前にやるべきことを表にしました。

集まって議論すべきこと事前にやるべきこと
・結論を出す
・決める
・情報をそろえる
・選択肢をあげる

ポイント4 課題解決の5階層を意識する

隠れないでファシリテーションを行うためのポイント4です。

課題解決について議論するときに、下の図の下層から上層、つまり1から5に向かって順番に意見を合わせていく、ということです。

議論がずれているときは話している人の階層がずれていることが原因なので、一度下の層に戻って議論をすることが本当の近道になります。

ポイント5 話していない人に振る

隠れないでファシリテーションを行うためのポイント5です。

そのままですが、話していない人に話を振る、ということです。

黙っている人は次の5つに分類されます。

  1. 議論についていけない
  2. 何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない
  3. 何か言いたいことがあるが遠慮している
  4. 他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくてもいい
  5. 議論に興味がない

5はそもそも会議に呼ばなくてもよい人ですね。

重要なのは1、2、3です。
この様な人達にも会議の結論に納得してもらうためには、話を振って議論に参加してもらう必要があります。

また、黙っているのは性格的なことが原因であることもあります。
その場合は、その人の意識を変えようとせず、うまく言葉を引き出してあげることも大切だと思います。

ポイント6 質問、意見、懸念が明らかになるよう言いきらせる

隠れないでファシリテーションを行うためのポイント6です。

相手が話している途中で、うまく言葉にできずに話すことをやめてしまいそうな時でも、誘導して最後まで言い切らせてあげましょう、ということです。

日本語はあいまいでも伝わってしまう(伝わった気がしてしまう)言語です。
言い切る、言い切らせることを意識するだけで伝わり方が変わります。

聴くときは話を途中でさえぎらず、言い切らせるように誘導してあげましょう。

隠れないファシリテーションまとめ

この記事では、「世界で一番やさしい会議の教科書」の第4章「隠れないファシリテーションを始める」で紹介されている6つのポイントをまとめました。

  1. 事前に終了状態と、プロセスを設計する
  2. 発散-収束のプロセスを踏む
  3. 集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
  4. 課題解決の5階層を意識する
  5. 話していない人に振る
  6. 質問、意見、懸念が明らかになるよう言いきらせる

少し難しいと感じた方は、「確認するファシリテーション」からはじめてみましょう。

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