会議

会議が苦手で何とかしたい!まずは確認することから始めよう!

パソコン片手に手を上げている外国人女性

会議には参加するものの、議論に入ることができず「今日も存在感無かった…」なんてことありませんか?

私は会議が苦手です。

しかし「世界で一番やさしい会議の教科書」で紹介されている、「確認するファシリテーション」を試したところとても発言しやすくなったので、その「確認するファシリテーション」を紹介します。

「世界で一番やさしい会議の教科書」は、会議が苦手な人でも会議の中で活用できるテクニックが紹介されています。
ストーリー形式の内容で、とても読みやすい本ですよ。

会議が苦手でも何とかなる

「確認するファシリテーション」は、会議初心者や、会議が苦手な人でも取り組みやすいです。

確認するファシリテーションでやることは次の4つです。

  • 会議の終了条件を確認する
  • 議題ごとの時間を確認する
  • 決まったことを確認する
  • やるべきことを確認する

どうでしょうか?
これくらいならなんとかなりそうではないですか?

会議が苦手でもなんとかなりますよ。

会議が苦手な人が、確認するファシリテーションでやること

確認するファシリテーションでやることを順番に説明していきます。

会議の終了条件を確認する

会議の最初に、どうなったら会議が終了になるのかを参加者全員に確認します。

目指すべき状態を共有しておくことが大事なんだ。
たったそれだけで、全員が勝手にその目標に向かってくれるようになる。

引用:世界で一番やさしい会議の教科書

終了条件を確認することで、目指すべき状態を参加者で共有できます。

会議の終了条件は、誰もがイメージできる状態である事がダイジです。

議題ごとの時間を確認する

終了条件と合わせて、議題事の時間を確認します。
計画通りの時間で議論を進めることが目的です。

ホワイトボードに、議題だけでなく時間を書いている(決めている)人を、私はほとんど見かけませんが、みなさんの周りではいかがでしょうか?

時間を決めておくと、締め切り効果が働きます

締め切り効果は、短い時間で区切った方が効果が上がるので、議題ごとに時間を決めるのがいいです。

時間配分を決めたならタイムキーパーを決めておくのが良いでしょう。
会議の開始時点でタイムキーパーを参加者に認識させておくのがポイントです。
その方が、残り時間を伝えやすいですからね。

タイムキーパーを決めていた場合でも、議論がヒートアップすると、伝えにくい雰囲気ってありますよね。
新人ならなおさらです。

そんな場合は、独り言のようにつぶやくという方法があります。

新人
新人

後10分・・・

つぶやくだけならできそうですね。

決まったことを確認する

会議の最後に全員で決まったことを確認し、共通の認識にします。

会議中は、特定の人の話を聴いたり、考えたり、誰かと議論したりします。
そうすると、知らない間に話が進んだり、決まったりすることがあります。

放っておくと、気がつかないまま会議が終わってしまいますよね。

だから、会議の最後に決まったことを全員で確認する意味があるんです。

自分の認識に漏れがあると、「聞いてなかったのか!」と言われたりしますが、気にしないようにしましょう。

ダイジなのは決まったことを共通認識することです
聞いてなかったことがわかったのなら、確認して良かったということです

やるべきことを確認する

「いつまでに、誰が、何をやるか」を全員で確認します。

「いつまでに」が抜けてること、多いですよね。
「なるべく早くやる」は、良くないです。
「なるべく早くやる」は、結局忘れられてしまうのが落ちです

全員でやるべきことの確認をしない場合、認識の相違が起きてしまい、後々、「言った」「言ってない」の言い争いが始まります。

経験ありませんか?

人間は自分の都合の良いように物事を解釈します。
全員で確認し、記録として残すようにしましょう。

新人だと、決まったこと、やるべきことの確認を自分から言い出すのは「ハードル高い!」と感じるかもしれません。

そんなときにおすすめなのは、こちらの言い方です。

「私の理解のために、今日決まったこと、今後やるべき事を確認したいんですが…」

引用:世界で一番やさしい会議の教科書

これなら新人でも言えそうですよね。
新人でなくても使いやすいフレーズです。

会議の後に、参加者全員に確認結果をメールする

会議の中で、必要な確認が全て終わっても、ほっとするのはまだ早いです。

会議でしっかり決めたとしても、会議室を出るとその瞬間に違うことを考えている人、多くないでしょうか?
私もそういうところあります。(-_-;)

それで終わっては会議の意味がありません。

最後に行うのが、確認結果のメールです

実際に自分でやってみましたが、これはホントにダイジだなぁ~と感じました。
確認結果のメールには、できれば、確認結果を文面でも書きましょう。

議事録を写真で送ってこられた場合、デメリットがあります。

  1. 後で見返す時にちょっと手間がかかる
  2. 議事録にメモを記入する時にちょっと手間がかかる

1つ目「後で見返す時にちょっと手間がかかる」というのは、議事録の内容を確認する時に、メールに添付された写真ファイルを開く必要があるということです。
その作業、ちょっと手間ですよね。

メールの件名で、どの会議かわかればいいです。
しかし、同じ様な内容で何度も打ち合わせがあるともう限界です。

議事録写真のファイル名も、適当な名前になっているので、ファイル名からどの会議の議事録かを知ることは、ほとんどできません。

でも、メールの文面が議事録になっていれば、メールの確認のみで済むので非常に楽です

2つ目「議事録にメモを記入する時にちょっと手間がかかる」というのは、議事録にメモしようとすると、画像に文字を書き込まなければならないから手間がかかる、ということです。
できなくはないですが、画像編集ソフトで書くのは、やっぱり手間ですよね。

メールの文面に記載されている場合、もともとテキストデータ(文字として扱われているデータ)なので、他のテキストファイルやWordへコピペして編集、という流れが非常にスムーズです。

また、議事録の修正をお願いするときは、メールの返信で文面を引用したりコピペしたりできるので非常に効率的です。

私の実践している確認メールについてはこちらの記事にまとめています。

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確認するファシリテーションのまとめ

この記事では、「世界で一番やさしい会議の教科書」で紹介されている「確認するファシリテーション」について紹介しました。

「確認するファシリテーション」は比較的取り入れやすく、効果があります。
私も実践しましたが、効果は大きかったです。

あなたも、まず1つ「確認する」ということからはじめてみてはいかがでしょうか。

頭で考えていてもうまくできないことが多いので、私はノートに書きながら確認するようにしています。

ペンで書こうとしている外国人女性
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「世界で一番やさしい会議の教科書」についてもっと知りたい方はこちらをどうぞ。

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